「メールの返信、何て返そうかな…」
「大事な顧客へのお礼はどう書けば良いかな…」
こんな経験、誰しもあると思います。文章を書くことへの苦手意識は、とても多くの方が持っています。
そんな「書く悩み」を解決してくれるのが生成AIです。今回は、メール・お礼状・挨拶文など、日常のさまざまな「書く場面」でAIを活用する方法を紹介します。
前回までに学んだプロンプトの5要素（役割・対象・形式・制約・例示）も活かしながら進めていきますので、ぜひ一緒に試してみてください！
ほうほう．．．
食いついた！
文章作成こそ、AIが本領発揮
生成AIは、もともと「言語」を扱うことに特化して作られています。そのため、文章を書く作業は超得意です。
特に以下のような場面で力を発揮します。
- 何を書けばいいか思いつかない「書き出し」に困ったとき
- 改まった場面での敬語・丁寧な表現が分からないとき
- 伝えたいことはあるけどうまくまとまらないとき
- 同じような文章を何度も作らなければならないとき
AIはあくまで「下書き」を作るアシスタントです。最終的な確認・修正は人間が行うこと（これはホントに）で、安心して使うことができます。
場面別・プロンプト実例集
① ビジネスメール
取引先へのお礼、上司への報告、欠席の連絡など、ビジネスメールは書き慣れていないと時間がかかりがちです。AIに下書きを作ってもらいましょう。
【プロンプト例：取引先へのお礼メール】
あなたは丁寧なビジネスメールを得意とするアシスタントです。（役割）
先日の打ち合わせに同席してくれた取引先の担当者に向けて、（対象）
お礼のビジネスメールを件名・本文の形式で作成してください。（形式）
堅すぎず、でも礼儀正しいトーンで。200文字程度で。（制約）
例：「先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました」のような書き出しで。（例示）
件名まで一緒に作ってくれるよう指定するのが便利です。「件名・本文の形式で」と書くだけで、そのままコピーして使える形にしてくれます。
会社での文書作成は日常茶飯事です。私はAIのお陰でかなり助かってます笑
② お礼状・挨拶状
お中元・お歳暮のお礼、引越しの挨拶、結婚式のお礼など、フォーマルな手紙は特に「何て書けばいいか」と悩む場面です。
【プロンプト例：お中元のお礼状】
あなたは礼儀正しい手紙の書き方に詳しいアシスタントです。（役割）
お中元をいただいた親戚の方に向けて、（対象）
お礼状を縦書き・手紙形式で作成してください。（形式）
時候の挨拶を入れ、堅苦しくなりすぎないように。（制約）
「縦書き・手紙形式で」と指定すると、書き出し（拝啓）・時候の挨拶・本文・結び（敬具）まで自動的に整った形で出力してくれます。手書きで清書するだけでそのまま使えます。
③ LINEや日常のメッセージ
友人へのLINEなど、日常的な場面でも意外と活躍します。
【プロンプト例：子どもの友達の親へのLINE】
ママ友に向けて、先日の遊び場所の提供へのお礼をLINEで送りたいです。
親しみやすく、かつ丁寧な文章で、3〜4行程度でまとめてください。
絵文字は最小限にしてください。
「LINEで送る」「3〜4行で」といった使用場面や文量の指定がとても重要です。指定がないとLINEには長すぎる文章が返ってくることがあります。
④ PTAの連絡文
学校からお知らせ用の文章作りに悩む方も多いですが、AIなら即座に作ってくれます。
【プロンプト例：PTAのお知らせ文】
PTAの役員として、来月の清掃活動のお知らせ文を作成してください。
保護者向けに、参加日時（〇月〇日 午前9時〜）・集合場所（学校正門前）・持ち物（軍手・タオル）を含めてください。
丁寧かつ読みやすく、200文字以内でまとめてください。
日時・場所・持ち物などの具体的な情報を最初から盛り込んで指示するのがコツです。もちろん後から「〇月〇日に変えて」と修正依頼することもできます。
ほうほう．．．
ほうほう．．．
きみたちは自分で考えようね！
AIの文章をそのまま使わず「一手間」加えよう
AIが作った文章は完成度が高い反面、少し均一な印象になることがあります。送る相手との関係性や、自分らしい言い回しを一言加える（これ大事！）だけで、温かみのある文章になります。
例えばAIが作った文章に「先日はお子さんも元気そうで安心しました」「いつも気にかけて頂いてありがとうございます」といった自分だけが知っている具体的なエピソードを足してみることで、受け取った相手には、その一言が響くかも知れません。
AIは“8割の下書き”を作るツール、残りの2割は自分の言葉で仕上げる、というイメージで使うのがおススメす。
番外編：私（ぱぴすけ）の使い方
言い換え（類義語）を聞く
伝えたい言葉は相手や場面によって変わってきます。私は状況に応じた言い換え方を聞いて文章を考えます。「余計なお世話かも知れませんが」⇒「差し出がましいようですが」のような感じです。AIが最初から自分の希望通りの文面を提示するかも知れませんが、しっくりこない場合等、この方法でもっと良い表現を探します。日本人の端くれとして笑
まとめ
| 場面 | AIへの指示のポイント |
|---|---|
| ビジネスメール | 「件名・本文の形式で」「文字数」を指定する |
| お礼状・挨拶状 | 「縦書き・手紙形式で」「時候の挨拶を含めて」と指定する |
| LINEメッセージ | 「LINE向けに」「〇行程度で」と使用場面を明示する |
| PTA・地域の連絡文 | 日時・場所・持ち物など具体的な情報を最初から入れる |
「文章を書くのが苦手」という方ほど、AIは頼りがいがあります。完璧な文章を一から考えようとせず、まずはAIに下書きを作ってもらって、そこに自分らしさを一言足す。その繰り返しの中で、文章を書くことへの苦手意識も少しずつ薄れていく筈です。
プロンプトに関しても必ず「5要素を盛り込まないと」と思うと面倒になってくると思いますので、出来る限りで良いと思います。
次回は、「AI検索とGoogle検索の違いとは？得意・不得意と正しい使い分け方」をお届けします。Googleとの違いをわかりやすく解説しますので、お楽しみに！
それでは！
