「毎月同じような文章を書いている」
「会議のあと議事録をまとめるのが面倒くさい」
「アンケート結果を表にするのに時間がかかる」
こういった「毎回同じようなことをやっている」作業は、AIがもっとも効果を発揮する場面のひとつです。今回は難しいツールや専門知識なしに、AIで繰り返し作業を楽にする方法をご紹介します。
「自動化」と聞くと難しそう…でも大丈夫
「自動化」というと、プログラミングや専門的なツールが必要なイメージがあるかもしれません。でも今回ご紹介するのは、ChatGPTやGeminiの画面に文章を貼り付けるだけでできる、もっとシンプルな自動化です。
特別なアプリのインストールも、設定作業も不要。いつものAIの画面で今日からすぐ始められます。
場面別・繰り返し作業の自動化例
① 定型文・テンプレートの量産
毎月送る報告メール、季節の挨拶文、お礼のメッセージなど、パターンが決まっている文章はAIに「テンプレートを作って」と頼むだけで雛形ができます。
【プロンプト例：月次報告メールのテンプレート】
毎月上司に送る業務報告メールのテンプレートを作ってください。
含める項目：今月の主な作業内容・進捗状況・来月の予定・相談事項
穴埋め形式で、【 】で変更箇所をわかるようにしてください。
一度良いテンプレートができたら保存しておいて、毎月【 】の部分だけ書き換えれば完成です。ゼロから書く時間が大幅に短縮されます。
② 箇条書きメモから文章・議事録を作る
会議中にメモした走り書きをAIに貼り付けると、きれいな議事録に整形してくれます。完璧な文章でなくても、箇条書きでも、断片的なメモでも大丈夫です。
【プロンプト例：メモから議事録を作る】
以下のメモをもとに、会議の議事録を作成してください。
形式：日時・参加者・議題・決定事項・次回アクション
読みやすく、箇条書きでまとめてください。
（ここにメモを貼り付ける）
・売上先月比+5%
・新商品の発売は6月に変更
・田中さんが販促資料作成担当
・次回会議は来週木曜
断片的なメモがそのまま整った議事録に変わります。会議後10分かかっていた作業が1〜2分に短縮されます。
③ データを表に整理する
バラバラなテキスト情報を表形式にまとめる作業もAIが得意です。
【プロンプト例：商品情報を表にまとめる】
以下の商品情報を、「商品名・価格・特徴・おすすめの人」の4列の表にまとめてください。
（ここに商品情報のテキストを貼り付ける）
出力された表はそのままWordやExcelにコピーして使えます。
④ 長文を決まった形式に要約する
ニュース記事・レポート・メール本文など、長い文章を毎回決まった形式で要約したい場合もAIが便利です。
【プロンプト例：ニュース記事の要約】
以下の記事を「①概要（1文）②主なポイント（3点）③私たちへの影響」の形式で要約してください。
（ここに記事本文を貼り付ける）
毎日のニュースチェックをこの形式で要約させると、情報収集の効率が格段に上がります。
繰り返し作業をもっと楽にする「テンプレートの保存」
うまくいったプロンプトは必ず手元に保存しておきましょう。スマートフォンのメモアプリにプロンプトのコピーを保存しておけば、次回はそれを貼り付けるだけで同じ品質の出力が得られます。
前回ご紹介したGeminiの「カスタム指示」やClaudeの「Projects」に、よく使うプロンプトのひな形を登録しておくのも効果的です。「いつもこの形式で出力して」と設定しておけば、次回からはデータを貼るだけで済みます。
まとめ
| 作業の種類 | AIへの頼み方のポイント |
|---|---|
| 定型文・テンプレート作成 | 「穴埋め形式で【 】を使って」と指定する |
| メモ→議事録に整形 | メモをそのまま貼って「形式を指定して整えて」 |
| データを表にまとめる | 「〇列の表形式で」と列名を指定する |
| 長文の定形要約 | 「①②③の形式で」とフォーマットを固定する |
「自動化」は難しいものではありません。今日から使えるAIとのやりとりの中に、すでに自動化の入口があります。まずは議事録のメモを貼り付けてみるところから始めてみてください！
それでは！
